Ik wil iets organiseren

Organiseer je een activiteit of evenement in Mortsel?

  • Momenteel laten de COVID-maatregelen geen evenementen toe tot en met 31/1/2021 (provinciaal besluit van gouverneur Cathy Berx). Dat wil ook zeggen: geen straatfeesten, nieuwjaarsdrinks of speelstraten. Je kan wel een aanvraag indienen voor een toekomstig evenement.
     
  • COVID-19 - Opgelet! De Vlaamse overheid ontwikkelde een tool, die je vanaf 1 juli 2020 kan invullen om je evenement te screenen op de coronamaatregelen. De tool is zo opgebouwd dat je door het invullen van een eenvoudige vragenlijst je evenement kan scannen op haar COVID-veiligheidsrisico. Dit risico wordt weergegeven met behulp van een veiligheidslabel: rood, oranje of groen. Het resultaat van de tool moet je verplicht mee opladen tijdens je online aanvraag via het evenementenloket van Mortsel. Dit is voor ons belangrijk om te bekijken of we je evenement al dan niet kunnen toelaten. Dit geldt zowel voor professionele organisatoren als voor verenigingen en burgers die een evenement organiseren in Mortsel en ongeacht het aantal deelnemers van je evenement. De enige uitzondering die Mortsel hierin maakte zijn de aanvragen van de speelstraten, zij kregen een vrijstelling wat betreft het invullen van de matrix.
    Start hier je screening via de website www.covideventriskmodel.be

  • Wil je enkel het openbaar domein innemen voor een verhuis, een container, enz. dat losstaat van een activiteit of evenement? Volg ons dan naar deze webpagina.

Moet je een aanvraag doen voor jouw activiteit of evenement?

Als je in Mortsel een activiteit organiseert, als particulier of vanuit een bedrijf, organisatie of vereniging, dan moet je dat aanvragen via ons evenementenloket. In de meeste gevallen heb je een officiële toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen. Zo heb je een evenemententoelating nodig voor feesten, vermakelijkheden, braderijen en evenementen die plaatsvinden in openlucht, in een gesloten ruimte of op de openbare weg en die toegankelijk zijn voor het publiek. Je hebt dus ook een toelating nodig voor een publieke bijeenkomst op een privélocatie. Gaat het om een privéactiviteit op privédomein, dan heb je geen toelating nodig.

Deze beslissingsboom kan je helpen om te bepalen of jouw evenement moet aangevraagd worden.

Waarom moet je een aanvraag doen?

  • Het team evenementen stuurt je aanvraag meteen door naar de nodige instanties zoals andere stadsdiensten, politie, brandweer, … Door de aanmelding in het evenementenloket is er voor al die instanties een aanspreekpunt voor jouw evenement. Dat ben jij;
  • Het team evenementen zorgt na je aanvraag voor de nodige ondersteuning, informatie, toelatingen en vergunningen;
  • Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, eventuele wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen;
  • Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen;
  • Vindt je evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.

Wanneer moet je ten laatste een aanvraag indienen?  

  • Voor je activiteit of evenement vraag je ten laatste 6 weken op voorhand je toelating aan;
  • Voor grote evenementen (>1.500 bezoekers) of voor activiteiten met een verhoogd risico moet je minstens 12 weken rekenen om je toelating of vergunning nog tijdig te kunnen ontvangen..

Bijvoorbeeld:

  • Festivals en openluchtfuiven (tenten);
  • Sportevenementen;
  • Betogingen, manifestaties en grote optochten;
  • Afsteken van vuurwerk;
  • Circussen.

Twijfel je? Vraag informatie aan het evenemententeam via evenementenloket@mortsel.be

Hoe kan je een toelating of vergunning aanvragen?

Om het je extra makkelijk te maken, werken we met een online aanvraagformulier.

Maak een login aan en Eagle zal je profiel onthouden. Wat zijn hier de voordelen van? Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en er later op verder werken. Je kan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En als laatste kan je een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.

Tip: wanneer je een activiteit of evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, enz., dan moet je een grondplan indienen tijdens je evenementenaanvraag. Je kan Google Maps gebruiken om een grondplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het grondplan doorgestuurd kan worden via een link zodat je geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat. In het aanvraagformulier voor evenementen kan je dan de link naar het grondplan ingeven. Je hebt wel een account nodig om dit te kunnen uitvoeren.

Wat moet je betalen als je openbaar domein gebruikt?

  • Wanneer je openbaar domein gebruikt voor jouw evenement (pleinen, parken, straten, …) dan betaal je hiervoor een huurprijs;
  • Erkende Mortselse verenigingen, scholen en buurtcomités zijn vrijgesteld van deze retributie;
  • Bekijk het overzicht van de tarieven.

Zoek je een zaal voor je activiteit of evenement?

  • Lokaal bestuur Mortsel verhuurt sport- en vrijetijdsinfrastructuur voor grote en kleine activiteiten en evenementen van particulieren, verenigingen en bedrijven;
  • Meer info over de locaties en afspraken over het huren van lokalen vind je via deze link.

Ondersteuning communicatie en promotie

De stad helpt je graag met de promotie van jouw evenement. Hiervoor kan je beroep doen op onderstaande ondersteuningsmogelijkheden:

Extra

                          ga