Moet ik een aanvraag doen?

Inhoud

Moet je een aanvraag doen voor jouw activiteit of evenement?

Als je in Mortsel een activiteit organiseert, als particulier of vanuit een bedrijf, organisatie of vereniging, dan moet je dat aanvragen via ons evenementenloket. In de meeste gevallen heb je een officiële toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen. Zo heb je een evenemententoelating nodig voor feesten, vermakelijkheden, braderijen en evenementen die plaatsvinden in openlucht, in een gesloten ruimte of op de openbare weg en die toegankelijk zijn voor het publiek. Je hebt dus ook een toelating nodig voor een publieke bijeenkomst op een privélocatie. Gaat het om een privéactiviteit op privédomein, dan heb je geen toelating nodig.

Let op: als het over een commerciële verkoop van een handelaar gaat, mag je je via e-mail rechtstreeks wenden tot lokale.economie@mortsel.be. Bijvoorbeeld: een chocolatier wil als handelaar graag paaseitjes verkopen op de zaterdag voor Pasen.

De beslissingsboom voor de aanvraag van activiteiten en evenementen kan je onderaan deze webpagina downloaden.

Waarom moet je een aanvraag doen?

• Het team evenementen stuurt je aanvraag meteen door naar de nodige instanties zoals andere stadsdiensten, politie, brandweer, … Door de aanmelding in het evenementenloket is er voor al die instanties een aanspreekpunt voor jouw evenement. Dat ben jij.

• Het team evenementen zorgt na je aanvraag voor de nodige ondersteuning, informatie, toelatingen en vergunningen.

• Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, eventuele wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.

• Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen.

• Vindt je evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.

Wanneer moet je ten laatste een aanvraag indienen?  

4 weken op voorhand

• Voor een kleine activiteit waarbij je tijdelijke constructies (van max. 20m²) plaatst op het openbaar domein (zonder verkeershinder) of op een parkeerplaats (kleine verkeershinder), vraag je ten laatste 4 weken op voorhand je toelating aan. Bijvoorbeeld: een parkeerplaats reserveren voor een foodtruck bij een verjaardagsfeestje, een partytent op een pleintje voor een huwelijksreceptie,...

6 weken op voorhand

• Voor een kleine activiteit of evenement vraag je ten laatste 6 weken op voorhand je toelating aan.

12 weken op voorhand

• Voor grote evenementen (>1.500 bezoekers) of voor grote activiteiten met een verhoogd veiligheidsrisico moet je minstens 12 weken rekenen om je toelating of vergunning nog tijdig te ontvangen. Bijvoorbeeld:
  • Festivals en openluchtfuiven (tenten);
  • Sportevenementen;
  • Betogingen, manifestaties en grote optochten;
  • Afsteken van vuurwerk;
  • Circussen.

Twijfel je? Vraag informatie aan het evenemententeam via evenementenloket@mortsel.be

Hoe kan je een toelating of vergunning aanvragen?

Om het je extra makkelijk te maken, werken we met een online aanvraagformulier.

Maak een login aan en Eagle zal je profiel onthouden. Wat zijn hier de voordelen van? Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en er later op verder werken. Je kan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En als laatste kan je een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement, behalve bij een aanvraag voor een speelstraat. 

• Maak een account aan in Eagle

De handleiding voor het aanmaken van een account bij Eagle kan je onderaan deze webpagina downloaden.

Eerst een account aanmaken

Een aanvraag starten met een account

Voeg een grondplan toe bij tijdelijke constructies

Wanneer je een activiteit of evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, enz., dan moet je een grondplan toevoegen tijdens je evenementenaanvraag. Je kan Google Maps gebruiken om een grondplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het grondplan doorgestuurd kan worden via een link zodat je geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat. In het aanvraagformulier voor evenementen kan je dan de link naar het grondplan ingeven. Je hebt wel een account nodig om dit te kunnen uitvoeren.

• Maak een account aan bij Google Maps

De handleiding voor het maken van een grondplan met Google Maps kan je onderaan deze webpagina downloaden.       

Enkel inname openbaar domein?

Neem je het openbaar domein in voor een verhuis, een container, enz., maar staat dit los van een activiteit of evenement? Dat moet je enkel een aanvraag voor inname openbaar domein doen.